WAREHOUSE FORECASTING WYJAŚNIONE: CZYM JEST I JAK JE ULEPSZYĆ

Prowadzenie magazynu wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jest stały przepływ zamówień, zmieniające się stany magazynowe oraz zespoły, które ciężko pracują, aby nad wszystkim panować. A gdy popyt rośnie, sytuacja szybko staje się chaotyczna.

Dlatego tak ważne jest posiadanie solidnej metody warehouse forecasting i dobrze wdrożonego procesu prognozowania zapasów.

Dzięki odpowiedniemu podejściu możesz przygotować się na okresy wzmożonej sprzedaży, uniknąć braków magazynowych, kontrolować koszty pracy i utrzymać płynność operacji.

W tym przewodniku przedstawimy podstawy warehouse forecasting, wyjaśnimy, dlaczego jest to ważne, omówimy najlepsze praktyki oraz pokażemy, jak narzędzia takie jak AI i WMS sprawiają, że prognozowanie zapasów i planowanie stają się łatwiejsze niż kiedykolwiek. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz, czy chcesz usprawnić swoje procesy – znajdziesz tu coś dla siebie.

Zaczynajmy.

Czym jest warehouse forecasting?

Warehouse forecasting to proces przewidywania przyszłego popytu, potrzeb magazynowych i działań operacyjnych w magazynie. Celem jest zapewnienie, że odpowiednie produkty są dostępne we właściwym czasie i w odpowiednich ilościach, przy jednoczesnej minimalizacji kosztów i nieefektywności.

Istnieją trzy kluczowe elementy warehouse forecasting i prognozowania zapasów:

1. Prognozowanie popytu (Demand forecasting)

Określa, ile danego produktu będą chcieli klienci w przyszłości. Do sporządzania takich prognoz firmy analizują m.in.:

• Dane historyczne sprzedaży – wcześniejsze wyniki są często najlepszym wskaźnikiem przyszłego popytu. Jeśli produkt sprzedawał się dobrze w tym samym okresie w ubiegłym roku, jest duża szansa, że będzie podobnie.

• Sezonowość i trendy – niektóre produkty mają wyraźne szczyty sprzedaży (np. łopaty do śniegu zimą czy stroje kąpielowe latem). Trendy, jak viralowe produkty w mediach społecznościowych czy zmieniające się preferencje klientów, również wpływają na popyt.

Prognozowanie popytu pomaga zrozumieć, czego klienci będą potrzebować i kiedy, abyś mógł być gotowy na spełnienie ich oczekiwań.

2. Prognozowanie zapasów (Inventory forecasting)

Szacuje, ile towaru masz w magazynie i ile będziesz potrzebować w przyszłości, aby uniknąć problemów takich jak:

• Nadmiar zapasów (overstocking): Zamówienie lub utrzymywanie zbyt dużej ilości towaru blokuje kapitał, zajmuje cenną przestrzeń i może prowadzić do strat.

• Braki magazynowe (stockouts): Przeciwieństwo nadmiaru – brak towaru skutkuje opóźnieniami, anulowaniem zamówień i niezadowoleniem klientów.

Prognozowanie zapasów pomaga określić, ile towaru powinieneś mieć w danym momencie, aby zapewnić płynne działanie magazynu i satysfakcję klientów.

3. Prognozowanie zapotrzebowania na pracowników (Workforce forecasting)

Przewiduje, ilu pracowników będzie potrzebnych w magazynie oraz jakie umiejętności powinni posiadać. Uwzględnia czynniki takie jak:

• Okresy wzmożonej sprzedaży: W szczytach (np. święta czy Black Friday) potrzebujesz więcej osób do kompletacji, pakowania i wysyłki.

• Prognozy wolumenu: Analiza liczby produktów, które mają trafić do magazynu (od dostawców) i wyjść z niego (do klientów), pozwala przewidzieć potrzeby kadrowe z wyprzedzeniem.

Prognozowanie zapotrzebowania na pracowników pomaga zaplanować, kogo potrzebujesz, kiedy i z jakimi kwalifikacjami – aby magazyn działał sprawnie przez cały rok.

Czym jest supply chain forecasting?

Supply chain forecasting to szerszy proces, który polega na przewidywaniu popytu, podaży i trendów w całym łańcuchu dostaw – od surowców aż po finalną dostawę do klienta. Obejmuje planowanie takich elementów jak czasy realizacji dostaw od dostawców, transport, popyt klientów, harmonogramy produkcji i wiele innych.

Warehouse forecasting jest natomiast bardziej skoncentrowane. Dotyczy tego, co dzieje się bezpośrednio w magazynie: ile zapasów należy utrzymywać, ile przestrzeni jest potrzebne, ilu pracowników trzeba zaangażować itp. W tym kontekście ważnym elementem jest również prognozowanie zapasów, które pomaga w utrzymaniu optymalnych stanów magazynowych.

Dlaczego warehouse forecasting jest ważne?

Warehouse forecasting jest kluczowe, ponieważ pomaga ograniczyć koszty poprzez kontrolę stanów magazynowych i zasobów ludzkich. Kiedy wiesz, czego się spodziewać, możesz zadbać o to, aby produkty były dostępne wtedy, gdy klienci ich potrzebują. A gdy Twoja firma rośnie lub wchodzi w okresy wzmożonego popytu, prognozy pomagają skalować działalność bez utraty kontroli i nadmiernego obciążenia.

3 korzyści z warehouse forecasting

1. Więcej zamówień realizowanych na czas i w całości

Podstawowym zadaniem magazynu jest dostarczenie zamówień terminowo i w pełnym zakresie. Oznacza to, że wszystko, co klient zamówił, musi być skompletowane, spakowane i gotowe do wysyłki na czas.

Przykład: jeśli ciężarówka ma odjechać o 15:00, magazyn musi mieć zamówienie przygotowane i załadowane przed tym terminem. To właśnie pozwala dotrzymać obietnic dostawy (np. wysyłki następnego dnia).

W praktyce jednak nie zawsze wszystko działa tak sprawnie. Pojawiają się opóźnienia, pracownicy są przeciążeni, a niespodziewane sytuacje zakłócają proces.

Tutaj właśnie warehouse forecasting robi różnicę. Daje Ci przejrzysty obraz nadchodzących zdarzeń, abyś mógł zaplanować pracę z wyprzedzeniem. Dzięki temu wiesz, kiedy zatrudnić dodatkowy personel i kiedy uzupełnić zapasy (prognozowanie zapasów). Zamiast reagować w ostatniej chwili, jesteś gotowy wcześniej – co pozwala szybciej i sprawniej wysyłać kompletne zamówienia na czas.

2. Ograniczenie liczby błędów

Wysyłka na czas to jedno, ale równie ważne jest wysłanie właściwych produktów. Jeśli klient otworzy paczkę i brakuje w niej towaru – albo co gorsza, znajduje się w niej zły produkt – to poważny problem. Często wynika to z braku przejrzystości lub niskiej dokładności stanów magazynowych. System mógł pokazywać, że zostało pięć sztuk, podczas gdy w rzeczywistości nie było już żadnej. Albo pracownik w pośpiechu pobrał niewłaściwy produkt z półki.

Takie drobne błędy szybko się kumulują. Prowadzą do zwrotów, frustracji klientów i nieprawidłowych danych o stanie magazynu.

Dzięki warehouse forecasting można uniknąć wielu z tych problemów. Przewidując, które produkty będą się sprzedawać i kiedy, możesz zadbać, aby właściwe towary były dostępne na stanie (prognozowanie zapasów). A dzięki lepszemu planowaniu pracy, Twój zespół ma więcej czasu na skupienie się na zadaniach i popełnia mniej pomyłek.

3. Redukcja kosztów magazynowych

Dwa z największych obszarów kosztowych w każdym magazynie to pracownicy i zapasy. Warehouse forecasting pomaga lepiej zarządzać obiema kategoriami i ograniczać zbędne wydatki.

Koszty związane z pracownikami

Jednym z dużych problemów jest nieefektywne wykorzystanie personelu. Jeśli jesteś kierownikiem magazynu, prawdopodobnie starasz się unikać dwóch skrajności:

• Zbyt mało osób, aby zrealizować zamówienia na czas.

• Zbyt wiele osób, które nie mają wystarczająco dużo do zrobienia.

Prognozowanie pomaga zaplanować odpowiednią liczbę pracowników w odpowiednich momentach. Analizując napływające zamówienia, sezonowe wahania oraz dane historyczne, możesz dokładniej zaplanować zmiany i wykorzystać zasoby ludzkie efektywniej.

Koszty związane z zapasami (prognozowanie zapasów)

Utrzymywanie zapasów to coś więcej niż tylko zajmowanie miejsca na półkach. Gdy poziomy magazynowe nie są dostosowane do popytu, prowadzi to do:

• Wyższych kosztów składowania: Większe ilości towarów zajmują więcej miejsca, co zwiększa koszty czynszu, mediów i sprzętu.

• Utraty wartości: Niesprzedane produkty mogą się przedawnić, stać się przestarzałe lub ulec uszkodzeniu.

• Problemów z płynnością finansową: Pieniądze „zamrożone” w wolno rotujących zapasach nie mogą być wykorzystane w innych obszarach biznesu.

Warehouse forecasting pozwala utrzymywać zapasy na rozsądnym, ale niezawodnym poziomie. Utrzymujesz wystarczającą ilość, aby zaspokoić popyt (z buforem na niespodziewane sytuacje), ale unikasz zarówno nadmiernych zakupów, jak i braków magazynowych.

Jak poprawić warehouse forecasting za pomocą WMS

Dzięki systemowi zarządzania magazynem (WMS) możesz przewidywać przyszłe potrzeby i planować z wyprzedzeniem, korzystając z danych, które już posiadasz. Oto kilka praktycznych przykładów, jak WMS może pomóc ulepszyć warehouse forecasting i prognozowanie zapasów.

Wykorzystaj dane historyczne do prognozowania zapotrzebowania na pracowników

WMS gromadzi szczegółowe dane w czasie, takie jak wolumen zamówień, godziny szczytu czy czas realizacji zadań. Analizując te dane, możesz zauważyć trendy i przewidzieć, ilu pracowników będziesz potrzebować w magazynie i kiedy. Dzięki temu planowanie oparte jest na danych, a nie domysłach, co pozwala uniknąć zaskoczenia w okresach zwiększonego obciążenia.

Optymalizuj proces kompletacji dzięki AI

Kompletacja to jedna z najczęściej wykonywanych czynności w magazynie – czasami nawet 10 000 razy dziennie – dlatego jest doskonałym obszarem do optymalizacji. W Consafe Logistics wykorzystujemy sztuczną inteligencję (AI) w naszym WMS, aby usprawnić proces kompletacji i poprawić warehouse forecasting.

AI pomaga pracownikom podążać najbardziej efektywnymi trasami, skracając czas przemieszczania się i przyspieszając proces. System oblicza także najlepszy rozmiar kartonu dla każdego zamówienia, a jeśli trzeba, dzieli towary na odpowiednią liczbę paczek. Aby dodatkowo oszczędzić czas, często kupowane razem produkty są lokowane blisko siebie (tak jak w sklepach internetowych), dzięki czemu kompletacja staje się szybsza i łatwiejsza.

To kolejny sposób, w jaki prognozowanie i odpowiednie narzędzia sprawiają, że codzienna praca w magazynie staje się szybsza, prostsza i mniej podatna na błędy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak WMS może zwiększyć przewidywalność w magazynie? Zobacz nasz webinar: 3 sposoby, w jakie WMS poprawia przewidywalność w magazynie.

Warehouse forecasting: po co zgadywać, skoro można wiedzieć?

Warehouse forecasting polega na byciu przygotowanym na to, co nadejdzie — niezależnie od tego, czy chodzi o przewidywanie popytu, zarządzanie zapasami (prognozowanie zapasów) czy planowanie zespołu. Dzięki właściwym narzędziom i danym możesz utrzymać płynność operacji, unikać kosztownych błędów i dbać o zadowolenie klientów.